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Cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta
Las pequeñas empresas necesitan cobrar a tiempo para mantener el flujo de caja. Es importante encontrar formas de cobrar más rápido. Entrepreneur recomienda ser claro desde el principio sobre los plazos de pago y los costes. Una buena comunicación establece las expectativas del cliente y ayuda a que los pagos lleguen más rápido.
Una forma de hacerlo es incluir una carta de cobro ganadora con su factura. Una buena carta de factura establece un tono profesional pero amistoso que establece cuándo se debe pagar y a quién dirigirse con cualquier pregunta.
Esta convención sigue las directrices del Servicio Postal de Estados Unidos. Tenga en cuenta que no hay signos de puntuación y que hay un espacio entre cada palabra o número, excepto cuando hay dos espacios entre el estado y el código postal.
Escriba la fecha una línea por debajo de su dirección. Si su dirección está justificada a la izquierda, la fecha también debe estar a la izquierda. Si usas papel con membrete, centra la fecha, dice el Laboratorio de Escritura en Línea de la Universidad de Purdue.
Añade la dirección del destinatario debajo de la fecha. Incluye el nombre, el cargo, la empresa y la dirección del destinatario. Asegúrate de incluir la dirección, la ciudad, el estado y el código postal. Debe estar justificado a la izquierda y una línea por debajo de la fecha.
Por favor, encuentre la factura adjunta para su pago en el sentido de
Hoy estaba buscando una respuesta a mi pregunta sobre la corrección del término «por favor, vea la factura adjunta», pero no he podido encontrar un post al respecto. Así que os escribo para preguntaros, pero al pensar un poco más en ello, creo que sé la respuesta. Aunque la gente utiliza el término todo el tiempo (al menos en mi sector), es una frase incompleta y debería evitarse. Lleva unos segundos más escribir «por favor, vea el documento adjunto (u hoja de cálculo, propuesta, etc.)», pero es lo correcto.
El diagrama adjunto muestra… La hoja de cálculo adjunta contiene . . . Cuando revise la propuesta adjunta, se dará cuenta de que . . . Como prometí, he adjuntado una versión revisada de . . . Por favor, hágame saber si el borrador adjunto…
«Por favor, vea el documento adjunto» es demasiado aburrido e inexacto. No queremos que nuestros lectores «vean» el archivo adjunto. (Yo «veo» una pila de papeles en mi escritorio, pero mi siguiente paso es esconderla en un cajón del archivo).
Por favor, encuentre la factura adjunta para su muestra de pago por correo electrónico
Las empresas deben redactar sus facturas en un tono profesional y utilizar un lenguaje claro y sencillo. Es importante ser siempre cortés al enviar una factura a un cliente y en todas las demás comunicaciones comerciales relacionadas con los pagos.
La redacción de una factura debe ser lo más clara posible. Indique claramente la fecha de vencimiento de la factura, el importe que se debe y los servicios prestados. Si una factura o el correo electrónico que la acompaña contienen un lenguaje impreciso, el cliente puede quedar confundido, malinterpretar la información y, como consecuencia, retrasarse en el envío del pago.
Las facturas son documentos que permiten a las pequeñas empresas recibir el pago de sus clientes, pero hay estrategias para enviar facturas que tienen más probabilidades de conseguir que se pague rápidamente. Un mensaje adecuado, tanto en la propia factura como en el correo electrónico que la acompaña, puede motivar a los clientes a pagar la factura de inmediato. Estos son algunos consejos para comunicarse con los clientes sobre las facturas:
Es importante crear tus facturas y enviarlas a los clientes tan pronto como termines el trabajo que estás facturando. Esto no sólo significa que recibirás antes el pago por tus servicios, sino que también significa que estás redactando las facturas mientras el trabajo está fresco en tu mente. Si redactas las facturas en cuanto el trabajo está terminado, recordarás todos los detalles y será menos probable que cometas errores en la factura, lo que puede confundir o enfadar a los clientes, retrasando el pago.
Se adjunta la compra
El envío de una factura es un paso importante (y a menudo final) en la gestión de un proyecto de un cliente. Si envías una factura por correo electrónico, es importante que tu mensaje incluya información clave y consiga el equilibrio adecuado entre ser profesional, amable y conciso. Mejorar tu experiencia de facturación te ayudará a cobrar más rápido y a cultivar una buena relación con los clientes.
Un correo electrónico de facturación es simplemente el correo electrónico que envías a un cliente y que incluye su factura adjunta. Permite a su cliente saber que el pago es debido en base a los términos acordados en su contrato o propuesta de negocio.
El propósito del correo electrónico de la factura es servir como una rápida introducción a su factura. Para que el correo electrónico sea conciso y anime a sus clientes a leer detenidamente la factura adjunta, le recomendamos que no reitere la información que se incluye en la factura, como los servicios que se cobran, los costes de la mano de obra del proyecto, cómo enviar el pago, etc.
La factura debe guardarse como archivo PDF y adjuntarse al correo electrónico (en lugar de pegar la factura directamente en el cuerpo del correo). De este modo, los clientes podrán ver y descargar la factura fácilmente, e imprimirla o cargarla en su programa de contabilidad.
