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El envío de fax desde una PC, quizás te resulte una tarea descontinuada, ya que, los envíos de correos electrónicos han sustituido al fax desde hace varios años, dado que ese dispositivo, ya no se usa con frecuencia, por el solo hecho de que los emails han sustituido esa tarea. Pero todavía está vigente en algunos sitios.
Usar la PC para enviar Faxes
Como ya hemos mencionado usar el fax, ya no es muy común, pero es importante hablar acerca de este mecanismo, ya que de cierto modo aún es algo útil y quizás en algunos países todavía tenga una notable vigencia.
El fax demanda una conexión directa con un número telefónico, por este motivo la tecnología ha venido quitándole espacio a su uso, además es bueno que tengas en cuenta que, utilizar esta clase de herramientas en beneficio de la transferencia de información no es tan sencillo.
El envío de faxes a través de una PC, es una forma electrónica de transferir información. Durante muchos años su uso imperó a nivel mundial, además se produjo una adquisición masiva de aparatos de fax, para el uso en oficinas y también personal.
Pasos a seguir para el envío de Fax usando la PC
Hoy en día los envíos de correo electrónicos han sustituido la función de los aparatos para enviar fax, así que no siempre se cuenta con una máquina de estas a la mano para enviar documentos.
Para realizar el envío de un fax desde tu ordenador será necesario contar con un módem tipo fax para que haga la función componente de la computadora para configurar el sistema operativo que posee la computadora, para que tus faxes se puedan enviar sin inconveniente.
Además de eso, necesitarás el paquete Office, para ser más específicos debes tener “Microsoft Word” o el “Software de Fax” para poder ejecutar este tipo de envíos.
Te mostraremos dos maneras de enviar faxes usando una PC, ya que también es posible hacer esta gestión a desde una aplicación predestinada para ello.
Software de Fax
Para enviar documentos de este tipo debes seguir las siguientes indicaciones:
- Primero se prepara el archivo que enviarás, también puedes agregar una hoja de presentación. Esta opción es enviada generalmente a la persona que recibirá el documento, sin embargo, puedes omitirla y enviar solamente el archivo.
- Luego debes abrir el Software de fax, puedes escoger entre “Microsoft Exchange” o “Microsoft Fax”.
- Cuando hallas abierto el software escogido, ubica el icono “Nuevo Fax” y dale clic para que el sistema te lleve al siguiente menú de dirección.
- En este espacio se indicará el número de fax de quien recibirá la información, por lo general se necesita el nombre del receptor y algún dato extra. También debe incluir el código de área del lugar en el que se encuentra el receptor y los datos de larga distancia, si es necesario (el sistema te va a indicar si es necesario).
- Ahora debes adjuntar el archivo y presionar “Enviar”. El fax de forma automática recopilará la información necesaria y marcará al equipo de fax receptor tal como se hace a un número telefónico.
Para que el fax llegue a su destino, debes esperar a que la conexión se establezca. Algunos productos de software cuentan con una opción que evita que el software de fax se abra para que el documento se envíe.
En estos casos solo se deberá:
- Abrir el documento que se enviará por fax usando Microsoft Word
- Seleccionar “Imprimir”
- Entre las opciones de impresoras, seleccione “Impresora fax”
- De un cli en “Imprimir”.
- Se abrirá un recuadro de información, allí debe indicar los datos del receptor; datos como:
-
- El número del fax
- Los datos del receptor
- Un mensaje de fax que se recopilará de manera automática.
- El fax se enviará siempre y cuando se establezca conexión remota con fax del receptor.
¿Cómo se descarga e instala una Impresora Fax en tu Ordenador?
Con esta modalidad podrás compartir archivos utilizando cualquier programa Office:
- Word
- Excel
- Power Point
- De Autocad o Adobe para los archivos de PDF
El único requisito es, que deben ser archivos digitales. Para efectuar el envío de un fax usando la aplicación “Impresora Fax”, que necesitarás primeramente es un sistema operativo Windows actualizado pueden ser:
- MacOS
- Linux
Adicionalmente, será necesario contar con conexión a Internet.
Si quieres instalar esta aplicación debes:
- Descargarla a través de su página oficial
- Descomprimir el fichero en el sistema
- Ejecutar el instalador setup.exe siguiendo las indicaciones que se mostrará el sistema.
Si se desea instalar para MaxOS, debe instalarlo siguiendo las indicaciones del asistente del ordenador.
Las impresoras Fax te permitirán remitir cualquier tipo de documento, no obstante, el documento debe tener el tamaño adecuado para que el receptor pueda imprimirlo. Si el documento es muy grande será rechazado.
Es importante recalcar que el envío de fax usando una PC implica tener que esperar a haya conexión entre un ordenador y el otro, esto se debe a que se maneja una señal parecida a las líneas telefónicas y es muy posible que el número de fax que recibirá el documento este desactivado, ocupado, fuera de papel o que tenga simplemente problemas técnicos. Todos los aspectos negativos mencionados impedirán que llegue a su destino el documento.
Si se utiliza un módem de internet para el envío de faxes, el mismo debe ser desconectado al momento de enviar un fax. También debe tomar en cuenta que el envío de faxes usando una computadora solamente funcionará con los documentos que se encuentran en la memoria del ordenador en formato digital, no será posible enviar documentos impresos por ninguno de los dos métodos explicados anteriormente.
