Necesito que vosotros la factura

Cómo solicitar una factura al proveedor

Una factura debe emitirse después de que una empresa haya cumplido el pedido de un cliente. Puede tratarse de un producto o un servicio (o ambos). En el caso de una empresa que suministra un producto, es después de que se haya completado la entrega. En una empresa orientada a los servicios, la factura se genera una vez que se ha prestado el servicio.

A menudo, un número de factura hará referencia a un número de orden de compra. Una orden de compra actúa como un acuerdo oficial entre un comprador y un vendedor que describe los detalles de una venta, y es emitida por el cliente al principio del proceso de la transacción.

La mayoría de los programas de software de contabilidad modernos (o aplicaciones) que encontrará en línea tienen un sistema interno de envío de correos electrónicos en el que sólo tiene que hacer clic en el cliente apropiado y el correo electrónico se envía por usted. También realizarán un seguimiento y le indicarán cuándo un pago está vencido.

Un cliente necesita la información completa de contacto del proveedor, incluyendo el nombre del contacto, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Muchas empresas grandes tienen políticas que no les permiten procesar el pago a menos que tengan toda esa información.

Ejemplo de envío de factura al cliente por correo electrónico

Las facturas son una parte crucial de la gestión de un negocio y aprender a crear y enviar una factura de forma correcta te ayudará a aumentar la eficiencia y a cobrar más rápidamente. Para empezar, tendrás que crear tu factura, con tu nombre e información de contacto, el nombre y la información de contacto de tu cliente, las fechas, el número de factura, los servicios prestados, el precio total y las condiciones de pago. Cuando estés listo, envíala por correo electrónico, por correo postal o por un programa de facturación y recibe el pago por tu trabajo.

Una vez que hayas completado un pedido, ya sea un producto o un servicio, es el momento de crear una factura y enviarla lo antes posible. Por supuesto, hay algunos pasos entre ambos, desde el uso o no de un software de facturación y la elección de cómo enviar la factura hasta el envío de recordatorios de pago o la configuración de pagos programados.

Otra decisión que hay que tomar es determinar cómo quiere enviar sus facturas. Para algunas empresas la respuesta a esta pregunta es fácil, pero para otras no es tan sencilla. De hecho, en algunos casos, es posible que desee utilizar una combinación de estos métodos para asegurarse de que su factura sea recibida.

Ejemplos de mensajes de factura

A continuación te explicamos cómo pedir el pago sin ser maleducado, redactando un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente, con cartas de solicitud de pago pendientes que puedes utilizar como ejemplo, además de algunos consejos, estrategias y planes de respaldo adicionales:

Si respondes de forma similar a todas estas preguntas, no tienes por qué sentirte mal a la hora de pedir el pago de forma directa: has cumplido tu parte del acuerdo de trabajo y ahora es lógico que esperes lo mismo de tu cliente.

Por supuesto, debes ser profesional, amable y educado en tus peticiones, y evitar que el cliente tenga una rabieta por sus facturas atrasadas, pero ser directo, preciso y persistente es siempre el camino a seguir.

Si envías tus correos electrónicos sobre las facturas a intervalos regulares, seguirás siendo educado y paciente, pero también mostrarás a tus clientes que eres profesional en cuanto a tus facturas y asuntos de pago. También demostrarás que eres alguien que valora su trabajo, lo que hará que el cliente también lo valore.

¿Por qué escribirlo así? No es necesario que pidas el pago directamente en el primer correo electrónico de la factura, sólo tienes que asegurarte de que tu cliente conoce bien tus condiciones de pago y la información básica de antemano. Al enviar un correo electrónico con la factura antes de la fecha de pago, te aseguras de que el cliente tenga tiempo suficiente para reunir y organizar la documentación de pago. Además, te posicionarás como un profesional que hace un seguimiento regular de las facturas y envía correos electrónicos recordatorios si el cliente no paga a tiempo.

Ejemplo de mensaje de factura por correo electrónico

Si tienes un negocio centrado en clientes o servicios, la facturación es una parte importante del juego. Una factura es un documento que envías a tus clientes y que detalla lo que has proporcionado y cómo pueden pagarte por esos bienes o servicios. Esta guía le guiará por los entresijos de la facturación en la pequeña empresa, desde las plantillas de facturas y el flujo de trabajo hasta la gestión de los clientes que pagan con retraso. Te dará consejos y trucos que te ayudarán a automatizar el proceso de facturación, haciendo que la experiencia sea muy fácil para ti y para tus clientes.

Una factura es una lista detallada que registra los productos o servicios que has proporcionado a tus clientes, el importe total a pagar y un método para que te paguen por esos artículos o servicios. Puede enviar facturas electrónicas o en papel. Las facturas pueden abonarse en un solo pago o a plazos. Incluso puedes programar múltiples pagos en una sola factura. Si utilizas Square Invoices, puedes filtrar y ver las facturas en tu Square Dashboard online o en la app Square Point of Sale.