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Requisitos de las facturas del IRS
La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.
Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).
Requisitos de la factura lejana
La empresa unipersonal es la estructura más fácil y comúnmente elegida para iniciar un negocio. La dirige una sola persona, sin hacer distinciones entre usted, el propietario, y su empresa. Con esta empresa no constituida en sociedad, usted tiene derecho a todos los beneficios y es responsable de todas las deudas, pérdidas y obligaciones de su empresa.
Los autónomos y los trabajadores por cuenta propia son responsables de solicitar el pago de sus servicios. La mejor manera de exponer los detalles de la venta de su servicio y calcular el precio es documentar esa información en una factura para enviar a su cliente. La facturación puede ser más fácil con el uso de plantillas en línea y programas de contabilidad.
El nombre de tu empresa o tu nombre completo debe figurar en la parte superior de la factura con un tipo de letra fácil de leer. El tipo de letra de su nombre debe ser un poco más grande y en negrita en comparación con el resto del texto de la factura.
Después de su nombre, querrá incluir su información de contacto, incluyendo su dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico y sitio web. Coloca cada elemento en un tipo diferente para que sea más fácil de leer, así:
Definición del tratamiento de las facturas
Como cada empresa es diferente, usted puede elegir exactamente a qué desea que cada uno de los miembros de su equipo pueda acceder. Para ayudarle a empezar, aquí está un desglose completo de los puntos de acceso y los permisos que un miembro del equipo puede ser asignado.
Los puntos de acceso son las diferentes salidas desde las cuales usted y los miembros de su equipo pueden acceder a las características de Square. Por ejemplo, los miembros del equipo que utilizan un código de acceso de 4 dígitos para acceder al Punto de Venta están utilizando el punto de acceso de Punto de Venta Compartido. Para obtener más información sobre cada punto de acceso, consulte las definiciones a continuación.
El punto de venta móvil permite a los miembros del equipo iniciar sesión en un punto de venta en su propio dispositivo y acceder a todo lo que tienen permiso para hacer (por ejemplo, tomar un pago). Esto es útil cuando su equipo necesita tomar pagos sobre la marcha.
Incluye acciones de la cuenta del cliente como ajustar los puntos, enviar el estado de la fidelidad, ver los puntos que caducan, gestionar las tarjetas de pago, actualizar los números de teléfono, transferir cuentas y eliminar cuentas.
Un representante autorizado es cualquier miembro del equipo o asociado que usted haya designado para tener acceso a parte de la información de su cuenta y a los detalles de las transacciones. Una vez que alguien ha sido añadido a su cuenta como representante autorizado, podrá llamar al servicio de atención al cliente y realizar acciones limitadas en su cuenta.
Pasos de la tramitación de facturas
Por formulario electrónico se entiende un sistema automatizado que transmite la información electrónicamente desde el sistema iniciador a todos los sistemas afectados. El fax, el correo electrónico y los documentos escaneados no son formularios electrónicos aceptables para la presentación de solicitudes de pago. Sin embargo, los documentos escaneados son aceptables cuando forman parte de la presentación de una solicitud de pago realizada mediante la Plataforma de Procesamiento de Facturas u otro formulario electrónico autorizado por el Oficial de Contrataciones.
(i) Salvo lo dispuesto en el párrafo (c) de esta cláusula, el Contratista deberá presentar las facturas utilizando el programa de facturación electrónica Invoice Processing Platform (IPP), que es un servicio seguro basado en la web proporcionado por el Tesoro de los Estados Unidos que gestiona de manera más eficiente la facturación del gobierno.
(ii) En el marco de este contrato, se requiere la presentación de los siguientes documentos como anexo a la factura de la IPP: (Se trata de un relleno de tipos aceptables de documentación requerida, como un SF 1034 y 1035, o un formulario de factura/autodiseño en papel con membrete de la empresa que contenga la información requerida).
